도입부
최근 Spring Email을 통한 Email 전송 개발을 하기도 하면서,
외부 개발사와 협력을 해서 개발을 해야할때 , AWS관련 이메일을 보낼 때 등등..
여러 상황속에서 이메일을 주고 받을때가 많아졌습니다.
그러다 보니, 이메일을 제대로 보내야겠다는 생각을 했고, 관련한 내용을 참고삼아 글을 작성해보려고 합니다.
내가 쓰는 이메일은 구성이 필요하다.
내가 다니는 회사, 또는 지금 독자가 속한 회사에서 격식이 있는지 알아봅시다.
꼭 틀에 맞춰서 작성하는것이 아니여도 되지만, 일반적으로 카톡이나 문자 메시지를 보내는 것처럼 보내게되면 어렵습니다.
최근 업무를 진행하면서 여러 회사들과 소통을 하게 되는데,
틀에 갖춰서 보기좋은 이메일도 있었고, 당장의 빠른 소통을 위해서 카톡처럼 전송하는 회사들도 있었습니다.
개인적으로 보기에는 격식을 갖춰서 작성하는것이 회사대 회사로서 일을 한다는 느낌을 받을 수 있었습니다.
1) 메일 주소
간혹 자영업자나 소규모 회사에서는 메일 주소를 naver.com , daum.net
이미 도메인을 구매해서 사용하는 곳이 있다면 베스트 이지만, 회사가 이런 포털사이트 메일주소를 사용한다면
좋은 인상을 주기가 힘듭니다.
또한 메일 앞부분의 이름을 정할때는 이름이나 외국어 이름을 사용하기도 합니다.
남들에게 잘 이해할수 있는 단어로 선택하는 것이 좋습니다.
2) 제목
제목은 이메일에서 제일 중요한 부분입니다.
만약 제목이 너무 길거나 너무 짧거나 , 제목으로 알아볼수 없을경우 일을 잘한다는 느낌을 못받습니다.
소속을 대괄호를 활용해 제목 가장 앞부분에 적는것이 제일 효율적입니다.
타 회사사람에게 보낼때, 우리 회사 내부에서 이메일을 보낼 때를 구분해서 소속을 따로따로 표기하는 것이 좋습니다.
내용을 한눈에 알아볼수 있도록 간결하고 짧게 중요한 문장만 사용해서 지어줍니다.
3) 첨부 파일
첨부 파일은 간단 하고 , 작은 사이즈의 첨부파일이 좋습니다.
간혹 가다가 보면 꽤나 큰 용량을 보내는 사람들이 많습니다.
이미지의 경우 3~5장까지는 충분하지만 그 이상을 넘는다면 zip파일로 압축해서 보내는 것이 좋습니다.
대용량 파일을 전송해야 할 경우는 조심해야 합니다.
이때 다운로드 기한이 정해져 있는 스토리지 서비스보다는 다운로드 기한이 없는 스토리지 서비스를 이용하는것이 좋습니다.
만약 피치못할 사정으로 그 사람이 다시 다운받아야 할 상황이 생기기 때문입니다.
만약 기업의 중요한 기밀문서가 담긴 파일을 상대방에게 전송한다면 그러지 말고, USB에 담아서 직접 전달을 하는것이 보안상 좋습니다.
4) 서명
회사에서 메일을 주고 받기 전에 메일 하단에 첨부해야할 서명을 만들어 주는 것이 좋습니다.
서명의 내용은 명함과 동일하면 좋습니다.
이름 , 직위 , 연락처 , sns주소 , 홈페이지 , 소속 등을 넣습니다.
5) 받는사람 , 참조 , 숨은참조를 활용하자
이메일은 받는 사람 , 참조 (CC) , 숨은 참조(BCC) 등 세가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있습니다.
세가지 가운데 무엇으로 보내든 상대방이 전달받는 이메일 내용은 동일합니다.
받는 사람은 이메일의 용건과 직접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다.
메일의 내용을 두고 답장을 주고받아야 하는 상대방을 의미합니다.
프레적트의 담당자가 여기에 해당합니다.
참조는 이메일의 용건과 간접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다.
간접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 알아 둬야하지만 , 답장을 주고 받을 필요가 없는 사람을 의미합니다.
이메일의 팀원등이 여기에 해당합니다.
숨은참조는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 이용하는 기능입니다.
숨은 참조로 이메일을 보내면 이메일 발신자에게만 이메일 주소가 노출됩니다.
프로젝트의 진행 사항을 알아둬야 하는 사람들이게 메일을 보낼때 사용합니다.